Zawarcie ślubu cywilnego w Polsce przez obcokrajowca, nie różni się wiele od tego, kiedy przed urzędnikiem stanu cywilnego związek zawierają osoby posiadające obywatelstwo polskie. Podobnie jak w przypadku Polaków, cudzoziemiec jest zobowiązany do złożenia w wybranym urzędzie stanu cywilnego kompletu dokumentów, w skład którego wchodzą:

  • dokument potwierdzający tożsamość wraz ze zdjęciem,
  • odpis aktu urodzenia, który jeśli jest wydany w języku obcym, powinien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego z listy tłumaczy przysięgłych, opublikowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub Konsula RP,
  • w przypadku osób, które pozostawały już w związku małżeńskim, należy złożyć również skrócony odpis aktu małżeństwa wraz z adnotacją o rozwodzie lub unieważnieniu małżeństwa, oraz prawomocnym orzeczeniem sądu o ustaniu małżeństwa lub rozwodzie, a w przypadku wdów/wdowców potrzebny będzie akt zgonu współmałżonka (dokumenty muszą zostać złożone wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego z listy opublikowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub Konsula RP),
  • dodatkowo cudzoziemcy składają zaświadczenie z kraju pochodzenia o zdolności do zawarcia związku małżeńskiego wraz z przysięgłym tłumaczeniem na język polski — dokument ten poświadcza, że osoba, która go otrzymała, zgodnie z prawem swojego kraju może wstąpić w Polsce w związek małżeński (dokument uzyskuje się w kraju swojego pochodzenia).
  • dowód uiszczenia opłaty skarbowej w kasie lub na rachunek urzędu stanu cywilnego, w którym ma zostać zawarty związek małżeński.

W przypadku, gdy cudzoziemiec nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia z kraju pochodzenia o zdolności do zwarcia związku małżeńskiego w Polsce, może wystąpić z wnioskiem do Sądu Rejonowego o wydanie postanowienia o zwolnieniu z obowiązku przedłożenia tego dokumentu. Sądy Rejonowe rozpatrują te wnioski zgodnie z właściwością miejscową, tzn. że właściwym do rozpatrzenia takiego wniosku, będzie Sąd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Sąd wydaje takie postanowienie w trybie nieprocesowym, co oznacza, że nie odbywa się żadna rozprawa. Sąd wydaje postanowienie na podstawie złożonego wniosku, który należy odpowiednio uzasadnić — tzn. należy wskazać powody, z jakich cudzoziemiec nie może uzyskać takiego zaświadczenia w kraju swojego pochodzenia.

Nadto cudzoziemiec niebędący obywatelem jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej, powinien również przedłożyć ważny paszport, kartę stałego pobytu (jeśli ma stałe miejsce zamieszkania w Polsce), wizę (w przypadku pobytu czasowego) lub inny dokument uprawniający do pobytu i wjazdu do Polski na zasadach bezwizowych.

Szczególną uwagę w czasie przygotowywania dokumentów do zawarcia ślubu cywilnego przez cudzoziemca z Polakiem, należy zwrócić na odpowiednie urzędowe tłumaczenia. Poprawność tłumaczenia dokumentów i ich poświadczenie przez tłumacza przysięgłego z listy Ministerstwa Sprawiedliwości lub Konsula RP ma bardzo duże znaczenie proceduralne.